چه طور یک نامه اداری به زبان انگلیسی بنویسیم؟

به عنوان یک ایرانی ممکنه در موارد کمی نیاز به نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی باشید. اما برای بعضی از افراد، نوشتن چنین نامه ای ضروریه.

مثلاً اگر شما در یک شرکت بین المللی کار می‌کنید، نوشتن این نامه ممکنه به قیمت شغلتون تموم بشه.

اما کاربرد بیشترش در ایران، میتونه برای دانشجویانی باشه که با اساتید خارجی ارتباط برقرار می‌کنن تا از یک دانشگاه خارجی پذیرش بگیرن. در این مورد، نامه شما تأثیر خیلی زیادی در تصمیم‌گیری اساتید خارجی داره.

خیلی از افراد فقط یک نامه رو از اینترنت دانلود می‌کنن و مشخصات خودشون رو توی اون وارد می‌کننن. ولی این کار اشتباهه. شما باید نامه اداری یا رسمی خودتون رو بر اساس شرایط خودتون بنویسید.

توی این مقاله می‌خوام چهارچوب اصلی نوشتن یک نامه اداری به زبان انگلیسی رو بهتون یاد بدم. شما با توجه به مورد خودتون، می‌تونید از این چهارچوب برای نوشتن نامه مخصوص به کارتون استفاده کنید.

بخش‌های یک نامه اداری

نامه‌های اداری انگلیسی هم مثل فارسی می‌تونن بخش‌های مختلفی داشته باشن. بخش‌های اصلی یک نامه اداری عبارتند از:

• سلام و علیک اولیه
• احوال پرسی مختصر
• معرفی خودتون (در صورت لزوم)
• موضوع اصلی نامه
• جمله جمع بندی
• خداحافظی و تشکر

بسته به نوع نامه، مخاطب و سطح ارتباطی که با اون دارید، این بخش‌ها می‌تونن کم و زیاد بشن یا تغییراتی توی میزان رسمی بودن یا صمیمی بودن اونها وجود داشته باشه.

مثلاً اولین نامه برای درخواست پذیرش می‌تونه خیلی مؤدبانه و رسمی باشه، ولی به مرور زمان با صمیمی شدن با استادتون، نامه غیررسمی‌تر و خودمونی‌تر بشه.

1- سلام و علیک اولیه

همیشه باید نامتون رو با سلام شروع کنید. روش‌های مختلفی برای سلام کردن توی نامه وجود داره. اگر نامه رو بدون سلام شروع کنید، هم کار غیرحرفه‌ای انجام دادید، هم این کارتون میتونه توهین آمیز تلقی بشه. یادتون باشه اسم مخاطب رو توی بخش سلام به کار ببرید.

به این مثال‌ها توجه کنبد:

Dear Professor Jackson,

یعنی: پروفسور جکسون عزیز،

Dear Faculty Members,

یعنی: اعضاء محترم دانشکده،

نکته 1: ویرگول آخر جمله رو فراموش نکنید.

نکته 2: اگر در آینده با استادتون صمیمی شدید، می‌تونید اول نامه مثلاً به جای پروفسور جکسون عزیز بنویسید سارای عزیز (Dear Sarah).

2- احوال پرسی مختصر

بعد از سلام گفتن، می‌تونید متن اصلی رو با پرسیدن حال مخاطب شروع کنید. هدف این بخش برقراری ارتباط سریع با مخاطب نامه است.

البته می‌شه از این بخش هم صرف نظر کرد. اگر دوست دارید از اول سریع ارتباط برقرار کنید و خودتون رو خودمونی نشون بدید، این بخش رو حتماً اضافه کنید.

مثلاً می‌تونید بنویسید:

I hope you are doing well.

یعنی: امیدوارم حالتون خوب باشه.

3- معرفی خودتون (در صورت لزوم)

اگر برای کسی نامه می‌نویسید که تا به حال ندیدینش، تازه شناختینش، یا قبلاً میشناختید ولی خیلی وقته باهاش ارتباط نداشتید، بهتره اول خودتون رو معرفی کنید.

اگر به تازگی با مخاطبتون ارتباط داشتین، این بخش رو نادیده بگیرید.

بعد از گفتن اسمتون، برای معرفی خودتون می‌تونید بگید:

We met last week at the conference.

یعنی: ما هفته پیش توی کنفرانس همدیگه رو دیدیم.

نکته 1: اگر مخاطب به نامه اول شما جواب داد و حالا می‌خواین نامه دومتون رو بهش بنویسید می‌تونید توی این بخش به جای معرفی خودتون بنویسید:

Thanks for replying to my email

یعنی: ممنون که ایمیل من رو جواب دادید.

نکته 2: اگر دارید با تأخیر به یه نامه اداری جواب می‌دید، توی این بخش به جای معرفی، معذرت خواهی کنید. مثلا بگید:

I apologize for my late response to your email

یعنی: از اینکه نامه شما رو دیر جواب می‌دم عذرخواهی می‌کنم.

4- موضوع اصلی نامه

اینجا جاییه که باید هر چه می‌خواهد دل تنگتون، بنویسید. البته این بخش هم خودش می‌تونه یک ساختار مشخص داشته باشه. مثلاً برای شروع این بخش می‌تونید بنویسید:

I am writing because …

یعنی: دارم این نامه رو می‌نویسم چون،

یا اگر بار دوم هست که یک نامه رو می‌فرستید چون از نامه قبلی جواب نگرفتید، می‌تونید این جمله رو به کار ببرید:

Sorry for the second email,

یعنی: ببخشید که دوباره نامه مینویسم براتون

نکته: اگر سوالی دارید حتماً بپرسید. خارجیا براتون طاقچه بالا نمی‌ذارن و به راحتی سوالتون رو جواب می‌دن. مخصوصاً اگه می‌خواین پذیرش دانشگاه رو بگیرید، حتماً قبل از تأیید نهایی همه جوانب رو بپرسید و برای خودتون روشن کنید.

I have a few questions about …

یعنی‌‌: سوالاتی درباره …. دارم.

اگر هم مخاطبتون قبلاً از شما سوالی پرسیده و توی این نامه قراره به سوالاتش جواب بدید، می‌تونید با این جمله شروع کنید:

To answer your question

یعنی: در پاسخ به سوالتون

بعد مطلب اصلیتون رو بنویسید و تموم کنید.

در پایان این بخش، و بعد از گفتن حرف اصلیتون، نکته دیگه ای هست که باید بنویسید، می‌تونید بگید:

I just wanted to addو …

یعنی: فقط می‌خواستم اضافه کنم که …

اگر هم فایلی به نامه پیوست شده، آخر این بخش بهش اشاره کنید. مثلاً:

Please see the attached files

یعنی: لطفاً فایلهای ضمیمه رو ببینید.

Attached in this email is the file for

یعنی: ضمیمه این نامه فایل ….. هست

اگر می‌خواین به چیزی تأکید کنید می‌گید:

Please note that

یعنی: لطفاً توجه کنید که

5- جمله جمع بندی

تمام صحبت‌هاتون رو می‌تونید با یک جمله جمع بندی کنید. مثلاً تشکر کنید که مخاطب داره براتون وقت میذاره و نامه شما رو می‌خونه، یا اینکه بهش بگید که منتظر دریافت جوابش هستید. یا می‌تونید بهش بگید که همیشه براش در دسترس هستید و هر سوالی داره می‌تونه ازتون بپرسه.

اگر دریافت جواب براتون مهمه این جمله رو بنویسید:

I am looking forward to hearing back from you.

یعنی: منتظر جواب شما هستم.

یا برای تشکر بگید:

Thank you, again, for the information you sent.

یعنی: باز هم به خاطر اطلاعاتی که فرستادید ممنونم.

.چگونه متنهای تخصصی انگلیسی را به آسانی مطالعه کنیم؟

6- خداحافظی و تشکر

برای خداحافظی می‌تونید از عبارتهای زیر استفاده کنید:

Thank you,

یعنی: با تشکر

Sincerely,

یعنی: ارادتمند شما

Best regards,

یعنی: با احترام

نکته: زیر این عبارت‌ها اسم و فامیلی خودتون رو  بنویسید. به مرور زمان که صمیمی‌تر شدید، نوشتن اسم کوچکتون بعد از این عبارت‌ها کافیه.

حرف آخر

اینها بخش‌های اصلی یک نامه اداری یا رسمی بودن. شما بسته به موضوع و شرایط خودتون، می‌تونید بخش‌های نامه رو تغییر بدید یا حذف کنید. امروز به جای ماهی گرفتن و کپی یک نامه از اینترنت، ماهیگیری رو یاد گرفتید.

اگر دوست دارید نامه نگاری انگلیسی رو خیلی جدیتر و کاملتر یاد بگیرید، بسته آموزش نامه نگاری پارس دانا رو تهیه کنید.