جدیدترین مطالب
ایمیل یکی از رایج‌ترین ابزارهای ارتباطی در محیط‌های کاری و حرفه‌ای است. اگر برای یک شرکت خارجی درخواست همکاری می‌فرستید، با همکاران بین‌المللی ارتباط دارید، برای موقعیت شغلی درخواست می‌دهید یا می‌خواهید اطلاعاتی را از یک سازمان دریافت کنید، احتمالاً به نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی نیاز خواهید داشت. مثلاً من برای ارتباط با اساتید خارجی و گرفتن پذیرش فرصت مطالعاتی دکتری نیاز به ایمیل رسمی انگلیسی داشتم و بعد از اون هم وقتی به خارج از کشور رفتم برای مکاتبه با بخشهای مختلف دانشگاه، اساتید، بانک و ….
نوشتن یک ایمیل رسمی انگلیسی فقط به دانستن لغات و قواعد گرامری محدود نمی‌شود. شما باید بدانید ایمیل را چگونه شروع کنید، درخواست خود را چطور بیان کنید، چه لحنی به کار ببرید و چگونه پیام را به شکل حرفه‌ای به پایان برسانید.
در این مقاله با ساختار ایمیل رسمی انگلیسی، عبارت‌های پرکاربرد، اشتباهات رایج و چند نمونه ایمیل برای موقعیت‌های مختلف آشنا می‌شوید.
ایمیل رسمی یا Formal Email نوعی مکاتبه نوشتاری است که در موقعیت‌های حرفه‌ای، اداری، آموزشی یا سازمانی استفاده می‌شود.
از ایمیل رسمی معمولاً در موقعیت‌های زیر استفاده می‌کنیم:
در ایمیل رسمی معمولاً از زبان مؤدبانه، جمله‌های روشن و ساختار منظم استفاده می‌کنیم. همچنین بهتر است از عبارت‌های بیش از حد خودمانی، مخفف‌های غیررسمی و جمله‌های مبهم پرهیز کنیم.
یک ایمیل رسمی معمولاً از پنج بخش اصلی تشکیل می‌شود:
موضوع ایمیل باید کوتاه، دقیق و مرتبط با محتوای پیام باشد. مخاطب باید بتواند با خواندن آن متوجه شود ایمیل درباره چیست.
نمونه‌های کاربردی:
از موضوع‌های مبهمی مانند Hello، Important یا Question به‌تنهایی استفاده نکنید؛ مگر اینکه واقعاً برای مخاطب و موقعیت موردنظر مناسب باشند.
انتخاب عبارت آغازین به این بستگی دارد که مخاطب را می‌شناسید یا نه و رابطه شما با او چقدر رسمی است.
| عبارت انگلیسی | کاربرد |
| Dear Mr Smith, | خطاب رسمی به آقای اسمیت |
| Dear Ms Johnson, | خطاب رسمی به خانم جانسون |
| Dear Dr Brown, | خطاب به فردی با عنوان دکتر |
| Dear Hiring Manager, | زمانی که نام مسئول استخدام را نمی‌دانید |
| Dear Sir or Madam, | زمانی که مخاطب مشخص نیست و این عبارت بافت مناسبی دارد |
| Dear Alex, | ارتباط حرفه‌ای با مخاطبی که نامش را می‌دانید |
| Hello Alex, | شروع حرفه‌ای با لحنی کمی صمیمانه‌تر |
نکته: در مکاتبات حرفه‌ای امروزی، اگر نام مخاطب را می‌دانید، معمولاً بهتر است از همان نام استفاده کنید. همچنین Ms انتخاب مناسبی است، وقتی نمی‌خواهید به وضعیت تأهل مخاطب اشاره کنید.
پس از سلام، بهتر است در یکی دو جمله دلیل ارسال ایمیل را روشن کنید.
I am writing to inquire about…
برای کسب اطلاعات درباره … ایمیل می‌نویسم.
I am writing to apply for the position of…
برای درخواست موقعیت شغلی … ایمیل می‌نویسم.
I am writing regarding…
در ارتباط با … ایمیل می‌نویسم.
I am contacting you to request…
برای درخواست … با شما تماس می‌گیرم.
Thank you for your email regarding…
از ایمیل شما درباره … سپاسگزارم.
Further to our conversation, I am writing to…
در ادامه گفت‌وگوی‌مان، این ایمیل را برای … می‌نویسم.
مثال:
Dear Ms Johnson,
I am writing to inquire about the available internship opportunities at your company.
با سلام خانم جانسون،
برای کسب اطلاعات درباره فرصت‌های کارآموزی موجود در شرکت شما ایمیل می‌نویسم.
در ایمیل رسمی، نحوه بیان درخواست اهمیت زیادی دارد. بهتر است به‌جای دستور مستقیم، از عبارت‌های مؤدبانه استفاده کنید.
| عبارت انگلیسی | معنی |
| Could you please send me…? | ممکن است لطفاً … را برای من ارسال کنید؟ |
| I would appreciate it if you could… | ممنون می‌شوم اگر بتوانید … |
| I would be grateful if you could… | سپاسگزار می‌شوم اگر بتوانید … |
| Would it be possible to…? | آیا امکان دارد که …؟ |
| Could you please clarify…? | ممکن است لطفاً … را روشن کنید؟ |
| Please let me know if… | لطفاً به من اطلاع دهید که آیا … |
مثال:
I would appreciate it if you could send me the updated price list.
ممنون می‌شوم اگر فهرست قیمت به‌روز را برای من ارسال کنید.
نکته: عبارت I want you to send me… از نظر دستوری درست است، اما ممکن است در مکاتبه رسمی بیش از حد مستقیم یا آمرانه به نظر برسد.
عبارت پایانی باید با میزان رسمی بودن ایمیل هماهنگ باشد.
| عبارت | کاربرد |
| Kind regards, | پایان حرفه‌ای و رایج |
| Best regards, | پایان حرفه‌ای و رایج |
| Sincerely, | پایان رسمی، به‌ویژه در مکاتبات آمریکایی |
| Yours sincerely, | در انگلیسی بریتانیایی، وقتی نام مخاطب را می‌دانید |
| Yours faithfully, | در انگلیسی بریتانیایی، در برخی مکاتبات رسمی با مخاطب نامشخص |
بعد از عبارت پایانی، نام خود را بنویسید و در صورت نیاز عنوان شغلی، نام شرکت و اطلاعات تماس را اضافه کنید.
مثال:
Kind regards,
Sara Ahmadi
R&D Specialist
Subject: Request for Product Information
Dear Sales Team,
I am writing to request further information about your product range.
Could you please send me your latest product catalogue and price list?
I would also appreciate it if you could provide information about your delivery terms.
Thank you for your time and assistance.
Kind regards,
Sara Ahmadi
ترجمه فارسی:
موضوع: درخواست اطلاعات محصولات
با سلام،
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره محصولات شما ایمیل می‌نویسم.
ممکن است لطفاً جدیدترین کاتالوگ محصولات و فهرست قیمت را برای من ارسال کنید؟
همچنین ممنون می‌شوم اگر اطلاعاتی درباره شرایط تحویل ارائه دهید.
از وقتی که می‌گذارید و همکاری شما سپاسگزارم.
با احترام،
سارا احمدی
Subject: Application for the R&D Specialist Position
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the R&D Specialist position advertised on your website.
I have experience in food product development and formulation, and I am interested in contributing my skills to your team.
Please find my CV attached for your review.
I would welcome the opportunity to discuss my qualifications in more detail.
Thank you for your time and consideration.
Kind regards,
Sara Ahmadi
ترجمه فارسی:
موضوع: درخواست استخدام برای موقعیت کارشناس تحقیق و توسعه
مسئول محترم استخدام،
برای درخواست موقعیت کارشناس تحقیق و توسعه که در وب‌سایت شما آگهی شده است، ایمیل می‌نویسم.
در زمینه توسعه محصولات غذایی و فرمولاسیون تجربه دارم و علاقه‌مندم مهارت‌های خود را در اختیار تیم شما قرار دهم.
رزومه‌ام را برای بررسی به پیوست ارسال کرده‌ام.
خوشحال می‌شوم فرصت داشته باشم درباره صلاحیت‌ها و تجربیاتم بیشتر گفت‌وگو کنم.
از وقتی که می‌گذارید و بررسی درخواست من سپاسگزارم.
با احترام،
سارا احمدی
Subject: Follow-up on My Previous Email
Dear Mr Smith,
I hope you are doing well. I am writing to follow up on my previous email regarding the project proposal. I would appreciate it if you could let me know whether you have had a chance to review it.
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Ali Rezaei
ترجمه فارسی:
موضوع: پیگیری ایمیل قبلی
آقای اسمیت گرامی،
امیدوارم حالتان خوب باشد.
برای پیگیری ایمیل قبلی خود درباره پیشنهاد پروژه پیام می‌دهم.
ممنون می‌شوم اگر به من اطلاع دهید که آیا فرصت بررسی آن را داشته‌اید یا خیر.
از وقتی که می‌گذارید سپاسگزارم. منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
علی رضایی
Subject: Request for a Meeting
Dear Ms Brown,
I am writing to arrange a meeting to discuss the proposed project.
Would you be available for a meeting next Tuesday or Wednesday?
Please let me know which time would be most convenient for you.
Thank you for your cooperation.
Kind regards,
Nima Karimi
ترجمه فارسی:
موضوع: درخواست برگزاری جلسه
خانم براون گرامی،
برای هماهنگی جلسه‌ای به‌منظور بررسی پروژه پیشنهادی ایمیل می‌نویسم.
آیا سه‌شنبه یا چهارشنبه آینده برای جلسه فرصت دارید؟
لطفاً به من اطلاع دهید کدام زمان برای شما مناسب‌تر است.
از همکاری شما سپاسگزارم.
با احترام،
نیما کریمی
Subject: Submission of the Project Report
Dear Mr Wilson,
Please find attached the project report for your review.
The report summarizes the main findings, challenges, and recommendations.
Please let me know if you need any additional information.
Best regards,
Mina Hosseini
ترجمه فارسی:
موضوع: ارسال گزارش پروژه
آقای ویلسون گرامی،
گزارش پروژه را برای بررسی به پیوست ارسال کرده‌ام.
این گزارش یافته‌های اصلی، چالش‌ها و پیشنهادها را خلاصه می‌کند.
اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفاً به من اطلاع دهید.
با احترام،
مینا حسینی
در ارتباط با دوستان یا همکارانی که رابطه صمیمانه‌ای با آن‌ها دارید، ممکن است از عبارت‌های کوتاه‌تر و خودمانی‌تر استفاده کنید. اما در مکاتبات رسمی بهتر است لحن روشن و مؤدبانه باشد.
| ایمیل رسمی | ایمیل غیررسمی |
| Dear Mr Smith, | Hi John, |
| I am writing to ask about… | I’m asking about… |
| Could you please send me…? | Can you send me…? |
| I would appreciate your response. | Let me know. |
| Kind regards, | Thanks / Best, |
این جدول به معنای آن نیست که عبارت‌های ستون دوم همیشه نامناسب‌اند؛ انتخاب آن‌ها به رابطه شما با مخاطب و فضای سازمانی بستگی دارد.
1. استفاده از موضوع نامشخص
موضوعی مانند Hello اطلاعات کافی به مخاطب نمی‌دهد. موضوع را طوری بنویسید که محتوای ایمیل را مشخص کند.
۲. طولانی کردن مقدمه
در ایمیل کاری، بهتر است خیلی زود به اصل مطلب برسید. چند جمله کوتاه معمولاً کافی است.
۳. استفاده بیش از حد از عبارت‌های پیچیده
رسمی نوشتن به معنای استفاده از کلمات دشوار نیست. جمله‌های ساده، دقیق و مؤدبانه معمولاً مؤثرترند.
۴. فراموش کردن پیوست
اگر در متن نوشته‌اید Please find attached…، پیش از ارسال بررسی کنید که فایل موردنظر را واقعاً پیوست کرده باشید.
۵. اشتباه در نام یا عنوان مخاطب
نام، املای صحیح و عنوان مخاطب را پیش از ارسال بررسی کنید.
۶. استفاده از یک عبارت پایانی برای همه موقعیت‌ها
عبارت پایانی را با میزان رسمی بودن مکاتبه هماهنگ کنید. برای بیشتر ایمیل‌های کاری روزمره، Kind regards یا Best regards انتخاب‌های مناسبی هستند.
۷. ترجمه کلمه‌به‌کلمه از فارسی
ساختار جمله‌های انگلیسی همیشه با فارسی یکسان نیست. بهتر است عبارت‌های رایج انگلیسی را به‌صورت الگو یاد بگیرید و در موقعیت‌های مختلف به کار ببرید.
برای پیشرفت در این مهارت، پیشنهاد می‌کنیم:
برای مثال، اگر در یک شرکت کار می‌کنید، تمرین را با ایمیل‌هایی مانند درخواست اطلاعات، ارسال گزارش، هماهنگی جلسه و پیگیری کار شروع کنید.
نوشتن ایمیل رسمی یکی از مهارت‌های مهم زبان انگلیسی در محیط حرفه‌ای است؛ اما برای موفقیت در محیط کار یا آماده شدن برای فرصت‌های شغلی بین‌المللی، بهتر است آن را در کنار مهارت‌های دیگری مانند مکالمه کاری، شرکت در جلسات، معرفی خود، نوشتن رزومه و آمادگی برای مصاحبه یاد بگیرید.
در صفحه راهنمای جامع انگلیسی برای کار، تجارت و مهاجرت می‌توانید مسیر یادگیری این مهارت‌ها و مطالب مرتبط را دنبال کنید.
یادگیری زبان انگلیسی زمانی بیشترین فایده را دارد که بتوانید آن را در موقعیت‌های واقعی به کار ببرید؛ از نوشتن یک ایمیل ساده تا ارائه یک پیشنهاد حرفه‌ای یا شرکت در یک جلسه کاری.
برای اینکه بتوانید آموخته‌های این مقاله را در موقعیت‌های واقعی به کار ببرید، سه نمونه ایمیل رسمی انگلیسی آماده کرده‌ایم. این نمونه‌ها برای درخواست فرصت مطالعاتی، پیشنهاد همکاری علمی و درخواست استخدام طراحی شده‌اند.
هر فایل شامل یک نمونه ایمیل انگلیسی، ترجمه فارسی و عبارت‌های کاربردی است. می‌توانید متن را متناسب با شرایط خود ویرایش کنید و برای مکاتبات دانشگاهی یا حرفه‌ای از آن کمک بگیرید.
نکته: پیش از ارسال ایمیل، نام مخاطب، عنوان شغلی یا علمی، اطلاعات شخصی و جزئیات درخواست خود را تغییر دهید تا متن با شرایط واقعی شما مطابقت داشته باشد.
نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی فقط به دانستن چند عبارت مانند Dear Sir or Madam یا Best regards محدود نمی‌شود. برای مکاتبه حرفه‌ای باید بتوانید متناسب با موقعیت، لحن مناسبی انتخاب کنید، درخواست خود را شفاف بیان کنید و پیام‌تان را به شکلی بنویسید که برای مخاطب طبیعی و قابل‌فهم باشد.
اگر برای مکاتبات کاری، اداری، تحصیلی یا ارتباط با شرکت‌ها و افراد خارجی به زبان انگلیسی نیاز دارید، محصول آموزش نامه‌نگاری انگلیسی پارس دانا می‌تواند به شما کمک کند تا با ساختار مکاتبات و عبارت‌های کاربردی انگلیسی آشنا شوید و با اطمینان بیشتری ایمیل‌ها و نامه‌های خود را بنویسید.
نامه نگاری اصولی مناسب برای افرادی که قصد تحصیل و کار در کشورهای خارجی را دارند
شامل فیلم آموزشی توضیحات و فایل PDF
فایل آماده نامه ها و فرمهای پرکاربرد
